Dalam menyelenggarakan acara atau event membutuhkan kesiapan yang matang agar acara atau event berjalan lancar sesuai dengan
yang kita inginkan.
Berikut Tips persiapan penyelenggaraan acara atau event, sebagai berikut :
1. Merencanakan lebih awal.
Semakin awal merencanakan sebuah event semakin baik. Pikirkan tentang
event yang akan anda atur sebelum anda memulai kemudian mengambil aksi
secara bersama-sama dengan tim anda.
Buatlah rencana berapa lama anda
dapat menyelesaikannya dan siapa yang dapat dihubungi untuk membantu
anda.
Berikut ini adalah beberapa Pertanyaan yang harus anda tanyakan pada diri anda sendiri ketika merencanakan sebuah event:
- Rencanakan tanggal dan waktu kapan acara akan diadakan agar tidak
berbenturan dengan berbagai acara atau event lainnya di daerah anda.
- Siapkan siapa saja yang dapat menolong anda jika ada sesuatu hal di luar rencana, misalnya keamanan, medis, dan lainnya.
- Bentuklah Panitia Penyelenggara.
- Reward bagaimana keinginan / harapan anda.
- Perhitungkan untung / ruginya, apakah pengeluaran sesuai dengan pendapatan yang anda inginkan.
2. Bekerja sama dalam team
Semakin besar event semakin banyak orang yang anda butuhkan untuk
membantu anda. Setelah anda sudah merencanakan eventyang akan anda
adakan, diskusikanlah hal tersebut dengan tim anda. Delegasikan apa yang
harus dilakukan dan tekankan pentingnya setiap orang menjalankan
pekerjaan mereka dengan baik.
3. Bekerja sesuai anggaranPerhitungkan beaya yang anda keluarkan misalnya : beaya
surat menyurat, percetakan, photo copy, alat-alat, dan biaya konsultasi.
Perhatikan sekelilingmu apakah kamu bisa menemukan seseorang atau
sebuah perusahaan untuk membiayai beberapa hal yang anda butuhkan,
khususnya dalam hal pengumpulan dana. Pendapatan yang bisa kamu raih
sendiri dapat berasal dari tiket atau entry fees, sponsoring, bantuan,
advertising, lelang maupun penjualan barang dan makanan atau sewa stand.
4. Buat Daftar Perencanaan
Buatlah daftar kebutuhan anda dengan cermat sehingga tidak satupun
terlewatkan. Kamu dapat melakukannya dengan mudah dengan cara menyiapkan
pulpen dan buku catatan disamping tempat tidur anda, karena biasanya
ketika menjelang tidur, pikiran kamu mulai mengingat semua hal yang
belum dikerjakan. Tulis semuanya sehingga anda tidak lupa.
Berikut ini adalah sedikit pertanyaan
yang harus kamu tanyakan untuk menolong kamu dalam membuat perencanaan
marketing yang baik.
- Siapakah target anda ? Bagaimana kondisi target anda ?
- Desain spanduk sponsor, siap yang mendesainnya, dimana mencetak / produksinya & berapa beayanya ?
- Perlukah press release ke koran lokal, radio lokal atau lainnya ? Siapkan siapa, dimana & berapa beayanya.
- Bila perlu siapkan target khusus untuk undangan anda.
6. Lokasi Acara / Event
Pemilihan lokasi event merupakan hal yang sangat penting dalam
suksenya sebuah event, karena hal ini sangat berpengaruh kepada siapa yang akan
hadir, umur mereka dan berapa lama mereka berada dalam tempat tersebut yang akan berhubungan dengan keamanan, kenyamanan acara anda.
Pertimbangan untuk memilih Lokasi sebuah acara / event :
- Apakah tempat dapat digunakan sesuai tanggal dan waktu yang diinginkan?
- Apakah ukuran tempatnya memadai?
- Apakah tempat tersebut memiliki akses yang baik?
- Apakah diperlukan deposit?
- Apakah meja dan kursi yang ada cukup?
- Apakah mereka menyediakan jasa catering? Berapa banyak dan apa saja pilihannya?
- Apakah tersedia ruang-ruang khusus?
- Bagaimana fasilitas toilet yang mereka miliki? Bagaimana aksesnya?
- Apakah anda membutuhkan TV, video, CD Player, Mic atau perlengkapan multimedia tambahan?
7. Bila sudah ada rencana A, siapkanlah rencana BDalam peyelenggaraan sebuah acara atau event segala kemungkinanan & kekawatiran mungkin dapat
terjadi, semua kerja keras anda dapat hilang akibat hujan atau cuaca
buruk untuk itu selalu siapkan sebuah rencana cadangan untuk menghadapi
kondisi tersebut ke dalam perincian rencana anda.
